¿Por qué comunicar a los vecinos?
La comunicación no solo permite el intercambio de información entre las instituciones y sus beneficiarios; sino que también constituye a la construcción de la imagen de la entidad. De forma que el propio organismo pueda tener control sobre cómo se percibe interna y externamente, y se beneficie del conocimiento directo de todas las actividades y acciones que realiza.
La comunicación se ha convertido en el eje central de la gestión diaria de las instituciones. Y es lo que mantiene viva la relación entre los ciudadanos y las organizaciones públicas.
¿Objetivo?
El objetivo principal al crear un plan de comunicación para los usuarios de las instituciones es legitimar las acciones que realizan las instituciones. Ya que informa de las gestiones que realiza el organismo en servicio al público, no solo informativa sino también publicitaria.
Por otro lado, también consiste en organizar y canalizar los flujos de información de todos los departamentos de la institución, para crear una imagen homogénea al transmitir un mensaje común e integrado en todas las actividades.
Características
- La imagen de una institución no solo se crea a través de sus actividades y acciones, sino también en la actitud de sus empleados, responsabilidad social y los valores que promueve.
- La comunicación no puede de ser invasiva, tiene que ser clara, precisa y relevante.
- La comunicación deberá ser de carácter apolítico para garantizar los derechos públicos de información y el derecho a la participación independientemente de la ideología.
- Centra su atención en atender mejor al ciudadano a través de la información.
- Ha de permitir crear una comunidad integrada y participativa, que se involucre no solo en la comunicación, sino también en el desarrollo de actividades.
- Ha de buscar la participación y la involucración de los usuarios con la organización, ofrecer ventajas exclusivas, y feedback constante.
- El fin último es promover la legitimidad de la organización a través del diálogo, la construcción de su imagen, y el control de los mensajes.
¿Cómo construir un programa de comunicación?
Un programa de comunicación requiere de una planificación, organización y gestión adecuada, para poder orientar correctamente toda la información que genera el organismo.
En el plan de comunicación se ha de tener en cuenta tanto el público interno como el externo a la organización, establezca como va a ser la comunicación con ambos grupos, cuál va a ser la estrategia a seguir y las técnicas para conseguir los objetivos establecidos.
Y antes de comenzar a elaborarlo será necesario realizar un proceso de investigación para conocer el entorno y la situación actual tanto de la organización como de los públicos, ya que esto permitirá enfocar correctamente la comunicación de la institución. En definitiva, sería hacer una auditoría para conocer la posición comunicativa actual de la institución, para establecer cómo debe proyectarse.
Una vez analizados los resultados obtenidos de esta investigación, se procederá a crear el plan de comunicación, que constará de los siguientes puntos:
- Objetivos: aunque el objetivo de crear un plan de comunicación consista en legitimar las acciones de la organización. En este apartado, de manera personalizada, habrá que establecer los objetivos generales a los que aspire la institución, y estos se pueden acompañar de objetivos secundarios que precisen los generales. Estos objetivos deberían seguir la metodología SMART, es decir, tienen que ser específico, medible, alcanzable, realista y fijado en el tiempo.
- Públicos: a gran escala podemos definir dos grandes públicos, los internos (los propios trabajadores de la institución) y los externos (el público al que se dirige). Pero dependiendo de la envergadura de la organización, nos puede interesar segmentar o micro-segmentar estos públicos, ya que esto nos permitiría efectivizar las acciones de comunicación, dado que no es lo mismo informar a empresas asociadas digitalizadas, que al ciudadano que solo dispone de un móvil; y por lo tanto, la forma de llegar en ambos casos debe ser distintas.
- Estrategia: definirá a grandes rasgos cómo se va a alcanzar los objetivos. Se puede seguir una estrategia para un conjunto de objetivos, pero lo más recomendable, es establecer una estrategia por cada objetivo (aunque esto dependerá de los objetivos generales).
- Tácticas: son todas aquellas acciones que bajo las directrices de la estrategia materializarán las directrices. Estarán enfocadas en conseguir los objetivos fijados, y pensadas para los públicos definidos en el punto dos. Estas actividades deberán favorecer la participación del público.
- Calendario: una vez establecidas las acciones de comunicación que se van a realizar, es necesario crear un calendario que fije la relación temporal entre las diferentes acciones. Este calendario deberá ser planteado durante un año, pero tiene que permitir ser flexible y admitir modificaciones ante la aparición de nuevos factores internos o externos que originen cambios y nuevas necesidades.
- Presupuesto: al conocer cuales son las diferentes actividades que se van a realizar previamente, es importante distribuir correctamente el presupuesto económico que se destina a la comunicación, para planificar y garantizar el correcto funcionamiento del plan de comunicación (ya que, al ser de carácter público, los presupuestos se fijan de antemano por departamentos).
- Control y seguimiento: es imprescindible que las instituciones dispongan de herramientas que les permitan controlar la efectividad y el resultado de las diferentes acciones, para poder evaluarlas correctamente, y comprobar el cumplimiento de los objetivos fijados. Y en caso de que los resultados no se ajusten, rectificar a tiempo y poder corregir las acciones futuras para efectivizar la comunicación.
Una vez delimitados todos estos aspectos, el siguiente paso será ponerse manos a la obra, preparar todas las acciones y empezar a comunicar.
¿Cómo te ayuda ISSI App Builder?
Te permite disponer de una plataforma que te permite unificar todo el contenido de manera estructurada y segmentada, de forma que los usuarios únicamente reciben noticias y temas en función de sus características.
Por otro lado, también permite disponer de un espacio, en el que se puede conocer todos y cada una de las actividades que ofrece y realiza la organización; para que los propios usuarios, puedan conocer más sobre su ayuntamiento u organización.
Posibilita la creación de un repositorio de imágenes en el cual mostrar las actividades realizadas, subir documentos en los que se informe a la población de aspectos relevantes, y permite subir noticias de actualidad sobre las diferentes actividades que pueden ser compartidas y/o comentadas dentro de la propia aplicación o a través en las redes sociales de los usuario.
Por otro lado, también permite enlazar contenido externo a la aplicación, y crear encuestas y valoraciones dinamizadas para hacer partícipe a los vecinos, empleados y otros usuarios de las decisiones y conocer su opinión directamente.
Permite crear chats grupales e individuales a través de los cuales, los propios beneficiaros pueden contactar entre ellos y con los responsables de contacto de la institución; de forma que se genere un feedback constante.
Y además, también permite monitorizar la actividad de los usuarios dentro de la propia aplicación, lo que permitirá conocer en tiempo real el funcionamiento de los contenidos y la obtención de los objetivos fijados.